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Steuerliche Behandlung von Entschädigungen, die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen gewährt werden
Erl. d. MF v. 6.8.2021 - 34-S 2337/005-0009 (Nds. MBl. Nr. 35/2021 S. 1396)
Bezug: Erl. v. 14.7.2015 (Nds. MBl. S. 1309)

Zur steuerlichen Behandlung der Entschädigungen, die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Vertretungsorgane gewährt werden, wird Folgendes bekannt gegeben:

1. Allgemeines

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus „sonstiger selbständiger Arbeit“ i. S. des § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG der Einkommensteuer. Dies gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden.

Steuerfrei sind

-

nach § 3 Nr. 13 EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des BRKG oder des entsprechenden Landesgesetzes gewährt werden,

-

nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären.

2. Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG)

2.1 Ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinderats oder eines Stadtrats

2.1.1 Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

Die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder sind jedoch mindestens in Höhe des in R 3.12 Abs. 3 Satz 3 Lohnsteuerrichtlinien (LStR) genannten Betrags von 250 EUR monatlich steuerfrei. Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Ratsmitgliedschaft während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2.1.2 Neben den steuerfreien Beträgen nach Nummer 2.1.1 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück, um an Rats-, Fraktions-, Gruppen- und Ortsvereinssitzungen, Bürgerversammlungen u. Ä. teilzunehmen, als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt. Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs ist die Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG oder dem entsprechenden Landesgesetz maßgebend.

Pauschale Fahrkostenerstattungen - soweit sie zusammen mit den übrigen Entschädigungen die Höchstbeträge nach Nummer 2.1.1 übersteigen - sind dagegen selbst dann steuerpflichtig, wenn sie nach Entfernungen oder durchschnittlichen Sitzungszahlen gestaffelt sind.

2.1.3 Die steuerfreien Beträge nach Nummer 2.1.1 erhöhen sich

a)

für Ratsvorsitzende und für Fraktions- sowie Gruppenvorsitzende auf das Doppelte der Beträge nach Nummer 2.1.1,

b)

für die Vertreterinnen und Vertreter der Ratsvorsitzenden auf das Eineindrittelfache der Beträge nach Nummer 2.1.1,

c)

für die Vertreterinnen und Vertreter der hauptamtlichen Bürgermeisterin/Oberbürgermeisterin oder des hauptamtlichen Bürgermeisters/Oberbürgermeisters (dies sind die sog. stellvertretenden Bürgermeisterinnen oder stellvertretenden Bürgermeister bzw. in kreisfreien und großen selbständigen Städten Bürgermeisterin oder Bürgermeister) auf das Doppelte der Beträge nach Nummer 2.1.1.

Sind satzungsgemäß mehrere - gleichberechtigte oder nachrangige - Vertreterinnen oder Vertreter bestellt, so gilt dies für alle Vertreterinnen oder Vertreter. Eine Vervielfachung des in R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR genannten steuerfreien Mindestbetrags von 250 EUR monatlich kommt hingegen nicht in Betracht. Übt ein Ratsmitglied mehrere dieser herausgehobenen Tätigkeiten zugleich aus, kann nur der höchste pauschale Steuerfreibetrag gewährt werden. Eine Addition ist nicht zulässig.

2.2 Ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages

2.2.1 Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

Die steuerfreien Beträge gelten auch für die Regionsabgeordneten der Region Hannover.

Die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder sind jedoch mindestens in Höhe des in R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR genannten Betrages von 250 EUR monatlich steuerfrei. Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Kreistag während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2.2.2 Die Nummern 2.1.2 und 2.1.3 sind entsprechend anzuwenden.

2.3 Ehrenamtliche Mitglieder eines Samtgemeinderats oder eines Rats einer Mitgliedsgemeinde

Die Regelungen in Nummer 2.1 gelten sinngemäß für Mitglieder eines Samtgemeinderats. Dabei ist jedoch die Einwohnerzahl der Samtgemeinde maßgebend.

Die Regelungen in Nummer. 2.1 gelten auch für Mitglieder des Rates einer Mitgliedsgemeinde einer Samtgemeinde. Für ehrenamtliche Bürgermeisterinnen oder ehrenamtliche Bürgermeister in Mitgliedsgemeinden von Samtgemeinden erhöhen sich die steuerfreien Beträge auf das Dreifache der Beträge nach Nummer 2.1.1*), wenn ihnen die repräsentative Vertretung der Gemeinde obliegt (§ 105 Abs. 1, § 106 Abs. 1 NKomVG). Für die Vertreterinnen oder Vertreter der ehrenamtlichen Bürgermeisterinnen oder ehrenamtlichen Bürgermeister in Mitgliedsgemeinden von Samtgemeinden erhöhen sich die steuerfreien Beträge auf das Doppelte der Beträge nach Nummer 2.1.1*).

2.4 Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der kommunalen Zweckverbände und der Verbandsversammlungen der Zweckverbände

Die Regelungen der Nummern 2.1 und 2.2 gelten nicht bei kommunalen Zweckverbänden (z. B. Wasserversorgungs- oder Abwasserbeseitigungsverband).

Auf die Mitglieder der Verbandsversammlungen des Zweckverbandes Großraum Braunschweig ist Nummer 2.2 sinngemäß anzuwenden.

2.5 Ehrenamtliche Mitglieder eines Ortsrats und Ortsvorstehers

Die Regelungen in den Nummern 2.1.1 und 2.1.2 gelten sinngemäß. Dabei ist jedoch die Einwohnerzahl der Ortschaft maßgebend. Für die Vorsitzende oder den Vorsitzenden des Ortsrats (Ortsbürgermeisterin oder Ortsbürgermeister) oder die Ortsvorsteherin oder den Ortsvorsteher verdoppeln sich die steuerfreien Beträge nach Nummer 2.1.1*).

2.6 Ehrenamtliche Mitglieder eines Stadtbezirksrates

Die Regelungen in den Nummern 2.1.1 und 2.1.2 gelten sinngemäß. Dabei ist jedoch die Einwohnerzahl des Stadtbezirks maßgebend. Für Vorsitzende des Stadtbezirksrats (Bezirksbürgermeisterin oder Bezirksbürgermeister) verdoppeln sich die steuerfreien Beträge nach Nummer 2.1.1*).

2.7 Gleichzeitige Mitgliedschaft in mehreren kommunalen Volksvertretungen

Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglieder mehrerer kommunaler Vertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen i. S. der Nummern 2.1 bis 2.6 nebeneinander beziehen. R 3.12 Abs. 3 Satz 6 LStR ist insoweit nicht anzuwenden.

2.8 Tätigkeit von Abgeordneten in Hauptausschüssen

Die in den Nummern 2.1.1 und 2.2.1 genannten steuerfreien Höchstbeträge berücksichtigen auch die Tätigkeit von Abgeordneten in Hauptausschüssen. Eine pauschale Erhöhung der Höchstbeträge wegen solcher Tätigkeiten kann deshalb nicht vorgenommen werden.

3. Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigungen

Mit den steuerfreien Entschädigungen nach Nummer 2 sind alle Aufwendungen, die mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit i. S. der Nummer 2 zusammenhängen, abgegolten. Es bleibt den Steuerpflichtigen unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen insoweit, als sie die steuerfreien Entschädigungen übersteigen, als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Die teilweise Anerkennung von Pauschalen und tatsächlichen Kosten nebeneinander ist nicht zulässig; die tatsächlichen Kosten sind nur dann zu berücksichtigen, wenn sie für den gesamten Veranlagungszeitraum und alle Kostenarten einheitlich geltend gemacht werden.

4. Schlussbestimmungen

Dieser Erl. ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der anderen Länder. Er tritt mit Wirkung vom 1.1.2021 in Kraft. Der Bezugserlass tritt mit Ablauf des 31.12.2020 außer Kraft.

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*) Eine Vervielfältigung des in R 3.12 Abs. 3 Satz 3 LStR genannten steuerfreien Mindestbetrags von 250 EUR monatlich kommt nicht in Betracht.

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An das
Landesamt für Steuern Niedersachsen