Gesetze, Verordnungen, Erlasse und Kommentare

Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Archivgesetz
RdErl. d. StK v. 24.10.2006 - 201-56 201 (Nds.MBl. Nr.38/2006 S.959) - VORIS 22560 -
Bezug:
a) RdErl. v. 10.1.1995 (Nds.MBl. S.167) - VORIS 22560 02 00 02 001 -
b) RdErl. v. 18.12.1995 (Nds.MBl. 1996 S.292) - VORIS 22560 02 00 02 003 -
c) RdErl. v. 3.11.1970 (Nds.MBl. S.1302) - VORIS 22560 00 00 02 005 -

I.

Bei der Anwendung des NArchG vom 25.5.1993 (Nds.GVBl. S.129), geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 5.11.2004 (Nds.GVBl. S.402), sind folgende Erläuterungen zu beachten:

1. Zu § 1 Abs. 1 Satz 1

Das Landesarchiv übernimmt und verwaltet das Archivgut nach dem archivischen Provenienzprinzip. Zur Wahrung dieses Prinzips gilt die Vorschrift in Fällen von Organisationsänderungen (z.B. bei Umorganisation staatlicher Behörden, bei Kommunalisierung von bisher staatlichen Aufgaben oder bei Übernahme von bisher kommunal verwalteten Aufgaben durch das Land) mit folgenden Maßgaben: Ist übergebenes Schriftgut durch die neue Verwaltung inhaltlich bearbeitet worden, wird es zu gegebener Zeit von dem für diese zuständigen Archiv bewertet und in seinen archivwürdigen Teilen als Archivgut übernommen. Wird solches Schriftgut dagegen inhaltlich nicht weiter bearbeitet, obliegt diese Aufgabe dem vor der Umorganisation zuständigen Archiv.

2. Zu § 1 Abs. 3

Die Vorschrift stellt insbesondere klar, dass der Entscheidung des LT, ein eigenes Archiv zu unterhalten oder sein Schriftgut nach § 3 Abs. 6 dem Landesarchiv anzubieten, Vorrang vor der möglichen Einstufung der Landtagsverwaltung als sonstige Stelle des Landes (§ 1 Abs. 1 Satz 1) und der damit verbundenen Anbietungspflicht nach § 3 Abs. 1 Satz 1 zukommt.

3. Zu § 3 Abs. 1 Satz 1

3.1 Für die in § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 genannten anbietungspflichtigen Stellen sind im Landesarchiv zuständig

3.1.1 für die obersten Landesbehörden und zentralen Fachbehörden das Hauptstaatsarchiv Hannover;

3.1.2 für die übrigen in § 1 Abs. 1 NArchG genannten Stellen

3.2 Zum anbietungspflichtigen Schriftgut gehören auch alle amtlichen Publikationen (Gutachten, Studien, Veröffentlichungsreihen, Zeitschriften, Mitteilungsblätter, Kartenwerke u. A.), soweit sie - auch in elektronsicher Form - von Dienststellen der niedersächsischen Landesverwaltung herausgegeben werden oder in deren Auftrag einmalig oder laufend erscheinen. Sie werden dem im Landesarchiv jeweils zuständigen Staatsarchiv - mit ihrem Erscheinen - kostenlos zur Verfügung gestellt.

3.3 Für das Anbietungsverfahren insgesamt gelten die folgenden Regeln. Sofern das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv nicht auf die Anbietung verzichtet hat (§ 3 Abs. 4 Satz 2), übersenden die anbietungspflichtigen Stellen - ggf. auf elektronischem Weg - Verzeichnisse über das anzubietende Schriftgut nach dem Muster der Anlage 1. Bei gleichförmigem Massenschriftgut (z.B. Prozessakten der Gerichte, Einheitswertakten der Finanzämter, Krankenakten der Landeskrankenhäuser) können die anbietungspflichtigen Stellen die Verzeichnisse nach dem Muster der Anlage 2 fertigen. Für die Anbietung von elektronisch geführtem oder verwaltetem Schriftgut gelten die Bestimmungen der Nummer 5. Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv kann bei der Schriftgutbewertung selbst Einsicht in das angebotene Schriftgut und die dazugehörigen Findmittel der Registraturen nehmen.

3.4 Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv meldet der anbietungspflichtigen Stelle, welches Schriftgut von ihm als Archivgut übernommen wird. Die anbietungspflichtige Stelle liefert das Archivgut zusammen mit einem Abgabeverzeichnis oder einem nach dem Muster der Anlage 1 gefertigten Verzeichnis ab; Nummer 3.3 Satz 3 gilt entsprechend.

3.5 Die Kosten der erforderlichen Verpackung und Verschnürung des Archivgutes und des Transportes oder der postalischen Versendung zu dem im Landesarchiv jeweils zu-ständigen Staatsarchiv trägt die anbietungspflichtige Stelle. Bei elektronischen Unterlagen gilt dies entsprechend für die Kosten der Konvertierung bzw. Migration in das vom Landesarchiv vorgegebene Speicherformat und Speichermedium sowie für die Übermittlung dieser Unterlagen an das Landesarchiv.

3.6 Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv bestätigt die Übernahme unter Rücksendung einer Ausfertigung des Abgabeverzeichnisses und Angabe der archivischen Bestandssignatur.

4. Zu § 3 Abs. 1 Satz 3

4.1 Unterliegt das zur Übernahme angebotene Schriftgut einer mehr als 30-jährigen Aufbewahrungsfrist, so wahrt das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv diese Frist, wenn es dem Schriftgut bleibenden Wert nach § 2 Abs. 2 zuerkannt (§ 3 Abs. 4 Satz 1) und es als Archivgut übernommen hat. Ist dem Schriftgut kein bleibender Wert zuerkannt worden, so stellt die anbietungspflichtige Stelle durch befristete Aufbewahrung selbst sicher, dass dieses Schriftgut erst nach Erlöschen des für die Fristdefinition jeweils maßgeblichen Rechts- oder Verwaltungsinteresses vernichtet wird.

4.2 Unbeschadet der Anbietungspflicht kann die Übernahme des Archivgutes im Einzelfall auf begrenzte Zeit ausgesetzt werden, wenn die Nutzung nach § 5 Abs. 7 Satz 2 nach der Beurteilung des Landesarchivs einen vertretbaren Umfang überschreiten würde oder dem Landesarchiv ausreichende Kapazitäten für eine sofortige Übernahme fehlen.

5. Zu § 3Abs. 2 Satz 1

Werden Registraturen automatisiert verwaltet oder wird Schriftgut in Form automatisierter Dateien geführt (= elektronische Unterlagen), beachten die anbietungspflichtigen Stellen die Vorgaben des Landesarchivs zum Speicherformat und zum Speichermedium und liefern die erforderlichen Registraturdaten bzw. die Metadaten der jeweiligen elektronischen Unterlagen in leicht lesbarer Form. Die Abbildung einer automatisierten Datei kann in einem Papierausdruck, automatisiert hergestellten Mikroformen oder in einer Zweitausfertigung der automatisierten Datei bestehen. Unterliegen elektronische Unterlagen, wie z.B. Datenbanken, einer fortlaufenden Bearbeitung und Aktualisierung und werden deshalb im eigentlichen Sinne nicht geschlossen, kann das Landesarchiv die Abgabe einer Kopie dieser Unterlagen zu einem bestimmten Stichtag verlangen.

6. Zu § 3 Abs. 4 Satz 1

6.1 Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv trifft die Feststellung nach § 3 Abs. 4 Satz 1 spätestens mit Ablauf des vierten Monats nach der Anbietung (§ 3 Abs. 1 Satz 1), andernfalls sind die anbietungspflichtigen Stellen ihrer Pflicht in diesem Falle ledig.

6.2 Hat das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv die Feststellung nach § 3 Abs. 4 Satz 1 im Hinblick auf Verschlusssachen getroffen, so setzt die anbietungspflichtige Stelle vor der Übernahme des Archivgutes durch das Landesarchiv im Wege eines Herabstufungsverfahrens innerhalb eines angemessenen Zeitraumes die Frist fest, nach deren Ablauf die Geheimhaltung aufgehoben und die Benutzung des Archivgutes nach § 5 Abs. 2 Satz 3 grundsätzlich zugelassen ist.

7. Zu § 3 Abs. 4 Satz 2

Der Umfang der Anbietungspflicht ist auf das Notwendige zu begrenzen. Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv soll daher bei den anbietungspflichtigen Stellen insbesondere frühzeitig das Archivgut feststellen, Archivierungskonzepte erarbeiten und bei der Entwicklung übergreifender Archivierungsmodelle unterstützend mitwirken.

8. Zu § 3 Abs. 6 Satz 2 und Abs. 7 Satz 2

Für die Vereinbarungen gelten die Muster der Anlagen 3 und 4. Bei der Auslegung bereits bestehender Vereinbarungen sind die in diesen Anlagen niedergelegten Grundsätze zu beachten, sofern sie nach deren Wortlaut anwendbar sind.

9. Zu § 4

Wenn das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv elektronische Unterlagen (= automatisiert geführte Dateien i.S. von § 3 Abs. 2) übernommen und diese archivfachlich erschlossen hat, leitet es diese zusammen mit den erforderlichen Metadaten zur zentralen Langzeitspeicherung an das IZN weiter. Unter Beachtung der dafür jeweils maßgeblichen Standards verwahrt das IZN das aus elektronischen Unterlagen bestehende Archivgut des Landesarchivs sicher, authentisch, vollständig und dauerhaft nutzbar und gewährleistet seine Nutzung durch das Landesarchiv sowie seine Benutzerinnen und Benutzer auf der Basis aktueller Hard- und Software. Bei der Übernahme elektronischer Unterlagen, insbesondere solcher, die mit einer digitalen Signatur i.S. des Signaturgesetzes in der jeweils geltenden Fassung versehen sind, ist das Landesarchiv ab der Übernahme lediglich zur Sicherung der in den Unterlagen enthaltenen Informationen, einschließlich derjenigen zur Dokumentation aller für eine digitale Signatur maßgeblichen Komponenten, verpflichtet.

10. Zu § 5 Abs. 2 Satz 4

10.1 Archivgut ist in der Regel dann zur Person Betroffener geführt, wenn die Betroffenen in der maßgeblichen Bezeichnung des Archivgutes namentlich genannt werden und tatsächlich als Person wesentlicher Gegenstand des jeweiligen Inhalts sind (vgl. hierzu auch Nummer 11 Satz 3).

10.2 Ist weder das Geburts- noch das Sterbedatum der Betroffenen bekannt oder mit vertretbarem Aufwand aus dem Archivgut, dessen Benutzung begehrt wird, zu ermitteln, so ist die mit dieser Vorschrift beabsichtigte Differenzierung der Schutzfristen nach § 5 Abs. 2 Sätze 1 bis 3 nicht möglich. Die dort genannten Schutzfristen gelten dann als ausreichend, um auch die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen zu wahren.

11. Zu § 5 Abs. 2 Satz 5

Sind schutzwürdige Interessen Betroffener erkannt worden, so reicht das Ermessen von der Feststellung, dass die genannten Interessen bereits durch die Schutzfristen nach § 5 Abs. 2 Sätze 1 bis 3 gewahrt sind, bis dahin, dass vor der allgemeinen Nutzung des Archivgutes zehn Jahre nach dem Tod der Betroffenen oder, falls das Sterbedatum nicht feststellbar ist, 100 Jahre nach deren Geburt vergangen sein müssen. Der Entscheidung selbst ist der Grad der Schutzwürdigkeit der Interessen Betroffener zugrunde zu legen. Die Interessen Betroffener können unterschiedlich schutzwürdig sein, je nachdem, ob im Archivgut der Individual-, der Privat- und Vermögens- oder der Intimbereich berührt wird.

12. Zu § 5 Abs. 4 Nr. 1 und § 6 Abs. 3 Nr. 1

Archivgut, das außerhalb des Sicherheitsbereichs entstanden ist, kann kaum jemals zu Gefährdungen i.S. der o.g. Vorschriften führen. Falls Zweifel bestehen, ob die Nutzung von Archivgut (§ 5) oder die Auskunft aus Archivgut an Betroffene bzw. die Einsichtnahme in Archivgut durch sie (§ 6) dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde, wird empfohlen, Stellungnahmen derjenigen Behörden der Gefahrenabwehr, der Strafverfolgung oder des Verfassungsschutzes einzuholen, von denen das Archivgut übernommen wurde.

13. Zu § 5 Abs. 5 Satz 2 Nr. 1

13.1 Die geforderte Gewissheit, dass öffentliche Interessen oder schutzwürdige Interessen Betroffener einer Nutzung von Archivgut vor Ablauf der gesetzlichen Schutzfristen nicht entgegenstehen, kann durch Prüfung des Entstehungszusammenhangs, der Bezeichnung oder des Inhalts des Archivgutes gewonnen werden. Insbesondere Archivgut, das Organisationsregelungen, allgemeine Richtlinien oder Angelegenheiten betrifft, die normalerweise Routinecharakter haben und ohne Verarbeitung persönlicher Daten behandelt werden, kann die Voraussetzung der Vorschrift erfüllen.

13.2 Unter Berücksichtigung dieser Gesichtspunkte entscheidet das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen, ob und zu welchem Zeitpunkt vor Ablauf der gesetzlichen Schutzfristen die Nutzung von bestimmtem Archivgut zugelassen werden kann. Bei der Entscheidung über den Zeitpunkt ist zu berücksichtigen, in welchem Maße die geforderte Gewissheit, dass öffentliche Interessen oder schutzwürdige Interessen Betroffener nicht entgegenstehen, durch objektive Sachverhalte gestützt wird.

14. Zu § 5 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2

14.1 Die der wissenschaftlichen Forschung sowie Presse und Rundfunk grundsätzlich eingeräumte Möglichkeit, zur Nutzung von Archivgut vor Ablauf der gesetzlichen Schutzfristen zugelassen zu werden, gründet in dem für sie geltenden besonderen Grundrechtsschutz.

14.2 Wissenschaftlich ist ein Forschungsvorhaben, wenn Personen, die in einem einschlägigen Hochschulstudium ausreichend vorgebildet sind, auf der Grundlage eines von ihnen verarbeiteten Forschungsstandes und ausgehend von einer begründeten Fragestellung weiterführende Erkenntnisse zu gewinnen versuchen. Die ausreichende Vorbildung kann u.a. auch durch Zeugnisse von Hochschullehrerinnen oder -lehrern nachgewiesen werden. Eine ausreichende Vorbildung kann im Einzelfall auch im Selbststudium erworben sein; dem Nachweis dienen in diesem Fall insbesondere einschlägige wissenschaftliche Publikationen.

14.3 Presse und Rundfunk erfüllen grundsätzlich öffentliche Aufgaben. Dies wird für die Presse durch das Niedersächsische Pressegesetz, für die öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten durch die Staatsverträge und Landesgesetze sowie für die privaten Rundfunkanstalten durch das NMedienG klargestellt.

14.4 Die Freiheit von Presse und Rundfunk ist grundsätzlich geschützt. Sie ist jedoch nicht schrankenlos, sondern durch die für die Presse geltende gesetzliche Sorgfaltspflicht sowie durch die für die Rundfunkanstalten gesetzlich festgelegten Programmgrundsätze, Bestimmungen über unzulässige Sendungen und Vorschriften über die Datenverarbeitung für journalistisch-redaktionelle Zwecke eingeschränkt. Beispielsweise ist der Presse gesetzlich aufgegeben, alle Nachrichten vor ihrer Verbreitung mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt auf Inhalt, Herkunft und Wahrheit zu prüfen. Sie ist verpflichtet, Druckwerke von strafbarem Inhalt freizuhalten. Der Rundfunk ist in seinen Sendungen zur Wahrheit verpflichtet. Insbesondere die Informationssendungen haben den anerkannten journalistischen Grundsätzen zu entsprechen. Sie sind gründlich und gewissenhaft zu recherchieren. Für die privaten Rundfunkanstalten in Niedersachsen gelten bei der Datenverarbeitung für journalistisch-redaktionelle Zwecke die Vorschriften des NDSG über das Datengeheimnis und über die Datensicherung.

14.5 Die folgenden Maßnahmen sind zur Wahrung schutzwürdiger Interessen Betroffener geeignet und im Hinblick auf die beruflichen und gesetzlichen Sorgfaltspflichten des Benutzerkreises in der Regel auch hinreichend:

14.6 Das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv entscheidet im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen, ob, zu welchem Zeitpunkt vor Ablauf der gesetzlichen Schutzfristen und unter welchen der in Nummer 14.5 genannten Bedingungen und Auflagen die Nutzung von bestimmtem Archivgut zugelassen werden kann. Bei der Entscheidung über den Zeitpunkt ist zu berücksichtigen, mit welchem Grad an Sicherheit die schutzwürdigen Interessen Betroffener gewahrt werden.

15. Zu § 5 Abs. 7

15.1 Bei jeglicher Art der Nutzung, für die grundsätzlich der Weg der Einsichtnahme in den Benutzerräumen des im Landesarchiv jeweils zuständigen Staatsarchivs, ausnahmsweise und soweit dafür die Voraussetzungen bestehen auch der Verfilmung oder der sonstigen Reproduzierung sowie der Ausleihe offen steht, finden die Verfahrensregeln des § 5 Abs. 1 Satz 1 Anwendung.

15.2 Im Fall der Ausleihe bleibt das alleinige Verfügungsrecht des im Landesarchiv jeweils zuständigen Staatsarchivs über das Archivgut unberührt. Die Ausleihe ist zu befristen. Die nach der Vorschrift Nutzungsberechtigten haben während der Ausleihe die Sicherung des Archivgutes nach § 4 Satz 1 zu gewährleisten.

15.3 Die Nutzung des Archivgutes oder aus diesem entnommener personenbezogener Daten unterliegt außerhalb des durch das NArchG geregelten Bereichs den für den Umgang mit entsprechendem Schriftgut oder mit personenbezogenen Daten geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

16. Zu § 5 Abs. 7 Satz 1

Ein weitergehendes gesetzliches Recht auf Nutzung haben beispielsweise die Ermittlungsbehörden und die Strafgerichte.

17. Zu § 5 Abs. 7 Satz 2

Die Freiheit von Nutzungseinschränkungen nach diesem Gesetz gilt sinngemäß auch für unmittelbare Rechts- oder Funktionsnachfolger der genannten Einrichtungen oder Stellen.

18. Zu § 6 Abs. 1 Satz 2

Bei der pflichtgemäßen Wahrnehmung seines Ermessens hat das im Landesarchiv jeweils zuständige Staatsarchiv insbesondere die Frage zu entscheiden, ob die Auskunft schriftlich oder mündlich, mit vollem Zitat oder in einer den Sachverhalt umschreibenden Weise erteilt wird. Die Entscheidung über die Art der Auskunft hat vor allem sicherzustellen, dass die in § 6 Abs. 3 genannten Sachverhalte, bei deren Vorliegen die Auskunft zu versagen ist, beachtet werden.

19. Zu § 7 Abs. 1 Satz 1

Die in dieser Vorschrift genannte Sicherungspflicht für Archivgut ist analog zu den für das Landesarchiv unmittelbar geltenden Bestimmungen in § 4 und § 1 Abs. 1 zu verstehen. Die Art der jeweiligen Aufgabenerfüllung muss daher grundsätzlich den dort formulierten Vorgaben genügen.

20. Zu § 7 Abs. 1 Satz 3

Die Vorschrift korrespondiert mit der Bestimmung über die Zuständigkeit des Landesarchivs in § 1 Abs. 1 Satz 1 und legt fest, dass das Archivgut im Bereich der mittelbaren Landesverwaltung nach der in § 7 Abs. 1 Satz 1 definierten Sicherungspflicht primär von Archiven zu übernehmen ist, die von den jeweiligen Verwaltungsträgern selbst unterhalten werden oder mit denen diese zusammenarbeiten. Eine Übernahme von Archivgut der in § 7 Abs. 1 Satz 1 genannten Einrichtungen in das im Landesarchiv nach § 3 Abs. 6 jeweils zuständige Staatsarchiv kann daher nur in Ausnahmefällen in Frage kommen, z.B. weil andernfalls unersetzliches wertvolles Archivgut unterzugehen droht oder deutliche Lücken in der archivischen Überlieferung entstehen. Eine derartige Übernahme setzt außerdem voraus, dass ausreichende Magazinkapazitäten vorhanden sind und von der abgebenden Einrichtung ein Entgelt gezahlt wird, das alle durch die Bearbeitung und Unterbringung des jeweiligen Archivgutes anfallenden Kosten abdeckt.

21. Zu §7 Abs. 3 Satz 1

Die Vorschrift enthebt die in § 7 Abs. 1 Satz 1 genannten Einrichtungen, die eigene Archive unterhalten oder die Abgabe ihres Archivgutes an Archive einer anderen in Absatz 1 Satz 1 genannten Einrichtung geregelt haben, der Notwendigkeit, allein schon zur Erfüllung der in § 17 Abs. 2 Satz 2 NDSG vorgeschriebenen Voraussetzungen für die Abgabe von Archivgut an das zuständige Archiv Satzungen zu erlassen.

II.

Soweit die Landkreise, Gemeinden und die der Aufsicht des Landes unterstehenden anderen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie deren Vereinigungen nach § 7 Abs. 1 Satz 3 eigene oder gemeinsame Archive unterhalten, wird empfohlen, nach Abschnitt I Nrn. 1 sowie 10 bis 21 zu verfahren. Soweit Hochschulen des Landes Archive unterhalten, wird empfohlen, außerdem nach Abschnitt I Nrn. 3.2 bis 7 zu verfahren.

III.

Die Bezugserlasse werden aufgehoben.

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3